Polityka flotowa: serwisowanie aut, prawo jazdy, odkup samochodu

Część ankietowanych tłumaczy brak polityki flotowej (car policy) brakiem sensu jej wprowadzenia. – To błąd. Nawet w małych przedsiębiorstwach może dochodzić do różnego rodzaju działań kierowców mogących zaszkodzić firmie, co w przypadku poważnych sytuacji doprowadzi do poważnych konsekwencji finansowych - powiedział Mariusz Petryka, podczas swojej prezentacji na warsztatach, organizowanych przez jeden z tytułów flotowych. - Każdy podmiot gospodarczy ma swoją specyfikę, ale polityka flotowa powinna być niemal wszędzie - dodał Mariusz Petryka.

W dużych firmach zasady polityki flotowej nie powinny być opracowywane wyłącznie przez osobę zajmująca się opieką nad samochodami. Przed udostępnieniem dokumentu kierowcom, należy wziąć pod uwagę sugestie osób odpowiedzialnych za rekrutację, zakupy, finanse, księgowość, prawo. Szczególnie ważna jest konsultacja z prawnikiem, by zapisy były zgodne z obowiązującymi regulacjami w państwie polskim. Całość powinna także trafić do zarządu po akceptację najważniejszych osób w przedsiębiorstwie.

Mniejsze podmioty mogą skorzystać z pomocy firm doradczych lub też spróbować samodzielnie opracować politykę flotową, tutaj również na dokument powinien spojrzeć właściciel, specjalista ds. administracji, prawnik. Trudno stworzyć idealne car policy gotowe do zastosowania w każdym przedsiębiorstwie.

Jednak na przykład zasady dotyczące tego jaki samochód (segment, marka, silnik, wyposażenie) może dostać pracownik zajmujący konkretne stanowisko lub też kto ma prawo do wzięcia auta pulowego, musi zostać określone wszędzie.

Oczywiście w firmie "X" przedstawiciel handlowy otrzyma toyotę yaris, w firmie "Y" hyundaia i30, a w przedsiębiorstwie "Z" nie ma znaczenia marka, tylko kwota przeznaczona na zakup. Bywają podmioty gospodarcze przekazujące pojazdy tylko dyrektorom wysokiego szczebla, w innych jako wartość dodaną kluczyki dostają managerowie różnego szczebla.

Niezależnie od wielkości firmy, kierowca przy przejęciu samochodu musi pokazać aktualne prawo jazdy. Ale to nie wszystko. Zdaniem Mariusza Petryki, warto sprawdzać dokumenty co jakiś czas, prosząc też o zaświadczenie z policji o liczbie punktów karnych. Uprawnienia do kierowania pojazdem można bowiem stracić w ciągu kilku minut.

Legendarna w gronie managerów floty jest opowieść o pracowniku jeżdżącym autem kilkanaście lat bez "prawka", co zawdzięcza właśnie braku kontroli w przedsiębiorstwie i… przepisowym poruszaniu się po drodze, dzięki czemu policja nie miała powodu do zatrzymania. Inna anegdota jest związana z handlowcem, który przez trzy miesiące po stracie prawa jazdy załatwiał wszelkie sprawy za pomocą taksówek i środków miejskiej komunikacji a "kilometry" w aucie "nabijała" żona.

Warto powiadomić pracownika ile lat standardowo jeździ pojazd w przedsiębiorstwie, po ilu przejechanych kilometrach jest sprzedawany oraz co w tym przypadku najważniejsze: warunkach zwrotu pojazdu i wymiany na nowy. Stan samochodu wpływa na jego wartość przy odsprzedaży.

Jeśli przedsiębiorstwo korzysta z usługi FSL, w przypadku uszkodzeń trzeba zapłacić kary umowne. Między innymi dlatego Polski Związek Wynajmu i Leasingu pojazdów opracował specjalne zasady związane z oceną auta. Część z podmiotów CFM się do nich stosuje, dlatego warto je poznać i opisać jeszcze przed przekazaniem samochodu zatrudnionemu.

Polityka flotowa powinna również zawierać informację, czy użytkownik ma prawo odkupu samochodu, a jeśli tak, to na jakich warunkach i co trzeba uczynić, by były one jak najkorzystniejsze dla kierowcy. Niektóre firmy w ten sposób nagradzają bezszkodową jazdę lub też dobre wyniki handlowe, biznesowe. Dla własnego bezpieczeństwa warto także poczynić zapis: „użytkownik pojazdu musi go zwrócić pracodawcy na każde jego żądanie, w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę”.

Przedsiębiorstwa kupują zazwyczaj nowe samochody, ale również i one ulegają awariom. Na tę okoliczność polityka flotowa powinna zawierać informację komu należy zgłaszać problem (zazwyczaj managerowi floty lub osobie odpowiedzialnej za obsługę naszej firmy w podmiocie CFM) i do jakich punktów można podjechać (jeśli stan pojazdu na to pozwala).

Firmy mające średnie i duże floty (powyżej 50 samochodów) zazwyczaj w okresie obowiązującej gwarancji korzystają tylko z autoryzowanych serwisów obsługi. Zatwierdzanie wszelkich napraw należy do flotowca, a nie do kierowcy.

Nawet mając kilka, kilkanaście aut warto współpracować z konkretnymi warsztatami a nie korzystać z "pierwszego lepszego". Właściwa procedura działania w przypadku awarii pojazdu może uratować firmie spore pieniądze i uchronić przed lekkomyślnością pracowników ("coś tam hałasowało, ale myślałem, że dojadę"). Polityka flotowa powinna również zawierać informację kto jest odpowiedzialny za kierowanie pojazdu na rutynowy serwis związany z okresem użytkowania lub liczbą przejechanych kilometrów.

Ponieważ to kierowca niemal codziennie widzi stan licznika przejechanych kilometrów, inicjatywa należy w tym względzie do niego. Dokument powinien określać ewentualne konsekwencje poniesienia kosztów związanych z nieprzestrzeganiem zasad gwarancji. Podobne zasady obowiązują jeśli firma zdecyduje się serwisować samochody w serwisach nieautoryzowanych. Do tematu polityki flotowej na pewno jeszcze wrócimy, bowiem jej efektywne przygotowanie wymaga określenia jeszcze wielu innych kwestii.