Zarządzanie budżetem na paliwo dla floty firmowej

Fleet Managerowie pracujący w dużych firmach nierzadko dostają polecenie służbowe: "przy następnym budżecie zredukuj koszty floty o (przykładowo) 5 proc.". Niby to niewiele, lecz w skali 100 czy 500 aut kwoty będą znaczne. Wielu mniejszych przedsiębiorców nie przykłada aż takiej wagi do analizy wydatków na pojazdy, traktując je jako normalność. Gdyby nieco wnikliwiej przeglądali faktury, być może również pomyśleliby o analizach.

Wbrew pozorom stworzenie budżetu okrojonego o 5 proc., przynajmniej za pierwszym razem a nie co roku, nie musi być tak trudne. Najprostszy sposób to po prostu redukcja liczby aut. Naturalnie osoba podejmująca taką decyzję musi być świadoma z konsekwencji:

• niezadowolenie pracownika, traktującego dotychczasowe użytkowanie jako normalność (groźba jego odejścia do konkurencji, co w dzisiejszych czasach jest bardzo możliwe),
• sygnał dla innych pracowników, że skoro panu X odebrali pojazd, to zaraz mogą odebrać pani Y,
• straty związane z utratą mobilności przy określonych działaniach (np. związanych z załatwianiem różnych spraw za pośrednictwem aut pulowych),
• brak lub zmniejszenie alternatyw, gdy inne auta będą w warsztacie.

Zmiany tego typu można wprowadzać spokojniej, choćby przy okazji likwidacji danego stanowiska lub w oparciu o niewielkie przebiegi. O ile bowiem auto handlowca przejeżdżające rocznie 60 000 kilometrów stanowi istotne narzędzie wspierające zyski przedsiębiorstwa, o tyle auto dla menedżera niższego szczebla mające przebieg po 3 latach 70 000 kilometrów, w tym głównie w celach prywatnych – już niekoniecznie.

Warto także zastosować "półśrodki", na przykład zakup samochodów z gorszego segmentu, obniżonym standardem wyposażenia. Lub też zastosować wariant "user-chooser", czyli możliwość wybrania pojazdu przez pracownika, lecz przeznaczając na to mniejszą kwotę niż kupując pojazdy według dokładnych wytycznych polityki flotowej.

Ważną część budżetu każdej, nawet najmniejszej floty firmowej stanowi paliwo. W aspekcie użytkowania aut osobowych to 35, 45 a nawet więcej procent środków przeznaczanych na użytkowanie pojazdów. Niestety, obliczenie rocznych wydatków na tankowanie stanowi jeden z elementów najtrudniejszych do przewidzenia, bowiem kwoty płacone na stacjach wciąż ulegają zmianie. Od pewnego czasu ceny na stacjach podlegają tylko niewielkim wahaniom i są znacznie korzystniejsze niż kilka lat temu.

Ponieważ jednak koszt zakupu jednego litra benzyny czy oleju napędowego przez ostatecznego klienta zależy od bardzo wielu czynników, nie sposób być pewnym, że za pół roku nie zapłacimy za litr o 50 groszy czy nawet złotówkę więcej. Wystarczy kryzys gospodarczy i to nawet w zupełnie innej części świata niż Polska, czy też zmiany regulacji prawnych.

Ciekawa sytuacja miała miejsce kilka lat temu, gdy firmy zakładające określone wydatki na paliwo, w związki z szybkimi i dużymi obniżkami cen notowały korzystne dla siebie pomyłki. Choć na takie niespodzianki osoby administrujące samochodami za często nie mogą liczyć…

Obliczeniu wydatków na paliwo pomoże znajomość średniego spalania użytkowanych samochodów w miesiącu, kwartale, a najlepiej mijającym roku, pomnożona przez średnie roczne przebiegi. Naturalnie nie zwracamy uwagi na to co mamy napisane w folderach marketingowych, bo to dane służące tylko porównaniom przy zakupie pojazdu - pomiary prowadzone są w laboratoriach.

Miałem okazję testować około 100 modeli aut i tylko w kilku rezultaty były zbliżone do katalogowych (najczęściej przy stosowaniu ekojazdy). Dlatego zaufajmy realnym danym. Elektroniczne ułatwienie w wyliczeniach może przynieść system do zarządzania kartami paliwowymi lub też monitoringu pojazdów.

Jeśli pracując nad budżetem stwierdzimy, że można zaoszczędzić na paliwie, stwórzmy w firmie program motywujący do ekologicznej (lub bezpiecznej) jazdy ("marchewka" – zalecamy) lub limity, w których się muszą zmieścić ("kij", mający jak wiadomo dwa końce).

Szkoły doskonalenia jazdy prowadzą zajęcia z ekojazdy, jednak oszczędny przedsiębiorca zacznie od przekazania teoretycznych informacji, bo inwestycja w praktyczne zajęcia to kilkaset złotych od osoby. Ekojazda zresztą w przyszłości pozwoli na mniejsze wydatki związane ze zużyciem części a może nawet szkodowości.

Do wspomnianego spalania przemnożonego przez przebieg dołóżmy kolejne mnożenie – przez uśrednioną cenę paliwa (jeśli pojazdy jeżdżą głównie po Polsce mamy ułatwione zadanie). Można jeszcze zerknąć w prognozy ekspertów związane z sytuacją gospodarczą ewentualnymi dodatkowymi podatkami, czy też opinie BM Reflex i prognoza budżetu paliwowego praktycznie gotowa.