Konferencje branżowe – czy warto w nich uczestniczyć?

Trudno w to uwierzyć, ale osoba szukająca szkoleń związanych z pojazdami służbowymi znajdzie rocznie nawet kilkadziesiąt propozycji. Spotkania tego typu organizują tytuły branżowe takiej jak Fleet, Flota czy FlotaAutoBiznes, Stowarzyszenie Kierowników Flot Samochodowych i inne podmioty prowadzące działalność typowo szkoleniową, a nie mające bezpośrednio do czynienia z branżą.

Większość eventów, szczególnie tych największych i najciekawszych ma miejsce w Warszawie, ale osoba chcąca zdobyć wiedzę w innych większych miastach Polski również powinna znaleźć coś dla siebie.

Odpowiedź na pytanie dlaczego stolica króluje na mapie flotowych wydarzeń jest prosta. Większość firm mających wiele samochodów, właśnie w Warszawie ma swoją polską centralę, a właśnie duże podmioty stanowią najczęstszego adresata konferencji. I to zarówno jeśli chodzi o program jak i chęci zdobycia kontaktów przez wspierających imprezę sponsorów.

Co prawda wielkie przedsiębiorstwa są już od dawna "zagospodarowane" przez typowo flotowe marki, poza tym doświadczeni managerowie flot stawiają oferentem trudne wymagania, ale nadal tego typu goście są mile postrzegani na eventach.

Spotkania są bardzo różne. Największe wydarzenie branżowe to listopadowe targi o nazwie Fleet Market, niewiele różniące się od typowych targów motoryzacyjnych. Można tam spotkać wiele osób znanych w środowisku pojazdów firmowych oraz oferentów produktów/usług.

Zupełnie inny charakter mają typowe konferencje. Tam wystawców jest mniej, za to sprecyzowanej wiedzy więcej. Konferencje trwają zwykle jeden dzień, maksimum dwa i gromadzą od kilkudziesięciu do około 200 osób.

Znacznie skromniejsze grono mają szkolenia, na których spotkamy 20, 30, czasem 50 osób. Zwykle prelekcje są dłuższe, bardziej sprofilowane pod szczegółowe zagadnienie. Na przykład prezentacja nie dotyczy zalet i wad wynajmu długoterminowego, ale sposobów na renegocjacje umowy z usługodawcą. Do tego dochodzą testy flotowe, organizowane zarówno przez Stowarzyszenie Kierowników Flot Samochodowych jak i czasopisma branżowe. W części z nich może uczestniczyć praktycznie "każdy chętny z REGON-em".

O zwycięskich samochodach, czy też usługach chętnie informują działy PR importerów motoryzacyjnych, choć tak naprawdę nie ma idealnego sposobu na wyłonienie najlepszego auta czy usługi przeznaczonych dla przedsiębiorstw. Zresztą kryteria przyznawania nagród mogą budzić w wielu aspektach wątpliwości, dlatego tego rodzaju klasyfikacje należy traktować z odrobiną dystansu. Uczestnictwo w nich daje zwykle szansę przejechania się różnymi pojazdami.

Naturalnie decydując o tym czy udać się na dane wydarzenie trzeba przemyśleć nasze potrzeby oraz przeanalizować program. Warto tutaj sprawdzić ile prelekcji mają sponsorzy (może się okazać, że połowę lub większość), kto jest wykładowcą, czy eksperci mają swoje dyżury, na jakich warunkach można otrzymać materiały konferencyjne, czy to tylko prezentacje, czy może coś więcej.

Istotne kryterium odgrywa cena. Bywają eventy darmowe, choć właśnie na tych zwykle jest najwięcej prelekcji promujących produkty, usługi, określone zachowania. Bo przecież ktoś musi zapłacić za salę prelekcyjną, kawę, często lunch. Zazwyczaj koszt udziału dla uczestnika to kilkaset złotych, lecz bywają spotkania, za które trzeba zapłacić ponad 2 tys. zł.

Te ostatnie dotyczą kilkudniowych zajęć z noclegami i tzw. częścią wieczorną. Na wiele spotkań wcześniejsze zgłoszenie lub wzięcie udziału więcej niż jednej, dwóch osób z danej firmy pozwala na uzyskanie rabatu. Czasem warto poczekać do ostatniej chwili, niekiedy bowiem organizatorowi brakuje kilku menedżerów do obiecanej sponsorom puli i można ponegocjować cenę (nie zawsze to się udaje, ale szansa na pewno jest).

Analizując program trzeba zwracać uwagę na ile jest on dedykowanym większym firmom, a co znajdą dla siebie również mikroprzedsiębiorcy. Jeśli większość prelekcji ma związek z full serwis leasingiem należy przypuszczać, że głównymi uczestnikami będą managerowie flot powyżej 50 pojazdów i na takowych liczy organizator. Zresztą takową grupę najłatwiej zgromadzić jeśli chodzi o tworzenie bazy danych.

Z drugiej strony również na takim, evencie można liczyć na przykład na wykład dotyczący ubezpieczeń, który przyda się nawet indywidualnemu użytkownikowi. Podobnie jak wszelkie informacje związane z bezpieczeństwem poruszania się po drodze oraz ekojazdą.

Tematyka konferencji bywa bardzo różna. Generalnie dominują prelekcje poświęcone polityce flotowej, wynajmowi długoterminowemu, oszczędzaniu, wszelkim aspektom prawnym i podatkowym, przykładom jak zarządzana jest flota firmy "X".

Szczególnie ciekawe dla mikrofirm mogą być na przykład kwestie związane ze zmianami legislacyjnymi, na przykład odliczaniem podatku VAT od zakupu paliwa i pojazdu. Z drugiej strony dla niektórych sprawy oczywiste typu karty paliwowe dla innych stanowią zupełną nowość.

Porównując programy szkoleń czy konferencji, znajdziemy niemało podobieństw. To jednak normalne. Opracowanie oryginalnej koncepcji stanowi ryzyko nieskompletowania przez organizatora odpowiedniej liczby uczestników. Szkoleń jest wiele, eksperci nierzadko się powtarzają, bo tych ostatnich wcale nie ma aż tak wielu.

Eventy flotowe to przydatne źródło wiedzy i zdecydowanie polecamy w nich uczestniczyć. Biorąc jednak pod uwagę jak mało czasu mają przedsiębiorcy, menedżerowie, warto dobierać je bardzo uważnie, pod kątem aktualnych potrzeb. Szczególnie dotyczy to małych firm, których część zagadnień po prostu nie dotyczy.