Karty paliwowe w firmie - podstawowe informacje

Możesz raz na zawsze zakończyć zmagania ze stosem faktur za paliwo i koniecznością dawania pracownikom udającym się na stacje paliw odliczonych banknotów lub firmowej karty. Emitowane przez koncerny paliwowe specjalne "plastiki" pozwalają na bezgotówkowe zakupy.

Procedura tankowania jest prosta: podjechać na stację, zatankować, wyjąć niewielki plastik, podać pin i przebieg samochodu, zabrać potwierdzenie. To wszystko. Po dwóch tygodniach lub po miesiącu otrzymasz na swój komputer fakturę zbiorczą obejmującą wszystkie tankowania w danym okresie.

Paliwo trzeba zatankować na stacji konkretnego koncernu – to fakt niezaprzeczalny i mogący stanowić drobną wadę. Tyle że PKN Orlen zarządza w naszym kraju ponad 1700 obiektami, zaś inni emitenci zaliczani do czołówki na naszym rynku BP i Shell – około 500.

Zresztą w przypadku pierwszej z wymienionych firm zasięg tankowania jest nawet większy, bowiem plastiki British Petroleum zostaną uszanowane także na obiektach Statoila. Zaś gdyby komuś było mało, DKV Euroservice daje szansę zapłaty na ponad 3000 placówek. Naturalnie na wybór firmy, z którą chcemy współpracować wpływa wiele elementów, ale to temat na zupełnie inny artykuł.

W przypadku każdego z większych koncernów mamy do wyboru kilka rodzajów kart. Mogą one być związane na przykład z danym samochodem, ale też nadane imiennie na kierowcę. Pozwalać na zakup tylko paliwa, lecz też i innych produktów/usług dostępnych na stacji. Właściciel firmy/menedżer floty ma wszystkim bieżącą kontrolę, bowiem w niemal każdej chwili może zajrzeć do systemu i zobaczyć kto i ile zatankował, a w razie zagrożenia zablokować kartę.

I tu dochodzimy do być może najważniejszego elementu pozwalającego pisać tak wielkie peany na cześć kart paliwowych. Bezpieczeństwo transakcji. Pracownik stacji ma obowiązek sprawdzić prawdziwość karty, a jeśli jest ona przyporządkowana do auta, nie może sprzedać benzyny czy oleju napędowego zatankowanego do środka lokomocji mającego inny numer rejestracyjny niż widnieje na karcie.

Zdecydowanie minimalizuje to ryzyko nadużyć. Mało tego, przedsiębiorca może poczynić zastrzeżenie, że tankować na daną kartę można na przykład od poniedziałku, godziny 8:00 rano, do piątku - godziny 16:00 i tylko paliwo zwykłe, do ustalonego limitu.

Koncerny o tym głośno nie chcą wspominać, ale mając kartę paliwową możemy także liczyć na rabaty związane z zakupem paliwa. Nie są one może wielkie, ale występują. Zwykle zostają ustalone na drodze indywidualnych negocjacji, które wzmocnienie ze strony klienta stanowi między innymi posiadanie aut ciężarowych.

Uproszczona księgowość, bezpieczeństwo transakcji, rabaty, spora dostępność stacji, a gdzie wady? Małe firmy powinny pamiętać, że zazwyczaj koncerny paliwowe wymagają zatankowania określonej ilości paliwa w skali miesiąca.

Zazwyczaj to 500 czy 1000 litrów, czyli zakładając, że nasze pojazdy zajeżdżają na stacje trzy razy w miesiącu i mają baki 50 litrowe, karty paliwowe są przeznaczone dla podmiotów gospodarczych mających od 3-4 aut osobowych. Poza tym, szczególnie na początku współpracy, koncerny wymagają odpowiedniego zabezpieczenia finansowego. A jeśli nie zapłacimy na czas, karta może nie zadziałać.

Karty paliwowe to genialny wynalazek upraszczający życie i pozwalający na oszczędności nawet małym firmom. Która karta jest najlepsza? Sprawdzimy to niebawem.