VAT a zakup paliwa do pojazdów firmowych - cz. 1

Możliwość odliczenia VAT od zakupu pojazdu, paliwa do niego czy serwisu to przywilej pozwalający firmie na oszczędności. Wraz z ekspertami przedstawimy w dwóch artykułach jak to czynić, by przestrzegać przepisów i nie narazić się na kary od fiskusa. Najpierw skupimy się na przykładzie zakupu paliwa.

1 lipca 2015 roku weszła w życie nowelizacja art. 86 i 86a ustawy o VAT, które regulują zasady odliczania podatku VAT od zakupionych pojazdów oraz kosztów użytkowania aut firmowych. Przedsiębiorcy przysługuje odliczenie 50 proc. od zakupu paliwa do samochodów służbowych (art. 86a ust. 2 pkt 4). Jednak podmiot gospodarczy może domagać się pełnego odliczenia podatku VAT od zakupu paliwa jeśli spełni szczególne warunki.

Aby można było rozważać odliczenie nawet tylko 50 proc. VAT, przedsiębiorstwo musi być czynnym płatnikiem podatku VAT i posiadać prawo do korzystania z pojazdu na podstawie umowy najmu, leasingu lub dzierżawy lub być jego właścicielem.

Dopuszczalne jest odliczenia podatku VAT od paliwa zakupionego na podstawie faktury ze stacji benzynowej oraz faktur za korzystanie z karty paliwowej (por. Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 2.12.2015 roku IBPP2/4512-911/15/JJ; Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 30.11.2015 r. IPPP1/4512-1160/15-2/IGo). Aby skorzystać z nowelizacji zakup paliwa powinien nastąpić po 1 lipca 2015 roku.

Przedsiębiorca może domagać się zwrotu 50 proc. podatku VAT za zakup auta, paliwa i serwis, gdy pojazd służbowy jest użytkowany zarówno do wypełniania obowiązków służbowych jak i załatwiania spraw prywatnych. Ponadto ustawodawca przyjął domniemanie, że każdy środek lokomocji o masie poniżej 3,5 tony i dopuszczalnej ładowności mniejszej niż 500 kg, może być wykorzystywany w celach mieszanych, czyli właśnie firmowych i pozafirmowych.

Pracodawca może tutaj liczyć na swego rodzaju istotne ułatwienia w codziennym funkcjonowaniu - nie trzeba bowiem prowadzić ewidencji użytkowania pojazdu ani składać tzw. "kilometrówek". Ponadto brakuje obowiązku formalnego powierzenia pojazdu. Drugą połowę VAT-u ma przywilej wliczyć w koszty firmowe, ale to już rozważana na osobny artykuł.

O wiele trudniej wygląda sytuacja, gdy podatnik chciałby odliczyć 100 proc. podatku VAT od zakupu pojazdu, paliwa czy serwisu. Taka możliwość pozwalałaby na niemałe oszczędności w przedsiębiorstwie, ale samochód powinien być wykorzystywany wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej. W języku prawa oznacza to spełnienie następujących warunków:

1. Sposób wykorzystywania tych pojazdów przez przedsiębiorcę, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.
2. Konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne. Katalog takich maszyn wskazuje art. 86a ust. 9 ustawy o VAT.

Firmy wykorzystujące pojazdy samochodowe wyłącznie do działalności gospodarczej i prowadzące w tym celu ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach. Musi to zostać wykonane w terminie tygodnia od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami (art. 86a ust. 12 ustawy o VAT).

Przedsiębiorca ma obowiązek zorganizowania sposobu korzystania z pojazdów firmowych w taki sposób, aby pracownicy nie mogli korzystać z pojazdów w celach prywatnych. Ponadto należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu oraz udokumentować wydanie i zwrotu pojazdu. Więcej informacji na ten temat znajdziecie w tekście poniżej: