Fiskus zmienia zasady raz za razem? Problemów z rozliczeniem samochodu w firmie można łatwo uniknąć

Jak wynika z obliczeń firmy doradczej Grant Thornton, w 2018 roku uchwalono w Polsce 14 tys. 641 stron maszynopisu nowych aktów prawnych. To pozwalałoby stworzyć blisko metrową wieżę w pełni zadrukowanych stron.

Przedsiębiorca, który chciałby czytać wszystkie nowo przyjmowane akty prawne, musiałby poświęcić na to godzinę i 57 minut każdego dnia. W czołówce zmian są nowości w przepisach podatkowych. To, co zostało uchwalone w 2018 roku, w większości zaczęło działać w 2019 roku.

Nowością są zmiany w sposobie rozliczania kosztów korzystania z samochodów osobowych w firmach. Zmiany dotknęły wszystkich przedsiębiorców wykorzystujących samochody w działalności. Najwięcej zmian odczuli ci, którzy wykorzystują firmowe samochody także do celów prywatnych.

Co się zmieniło? Przedsiębiorca, który korzysta z samochodu osobowego zarówno do celów związanych z działalnością, jak i w celach prywatnych (czyli stosuje użytek mieszany) może zaliczyć do kosztów tylko 75 proc. wydatków związanych z eksploatacją pojazdu. To tylko 75 proc. z wydatków na przykład na serwis, naprawy, paliwo, części zamienne czy opłaty za autostrady. Do tej pory limitu nie było.

W przypadku samochodów używanych wyłącznie w celach firmowych kosztem nadal jest 100 proc. wydatków. To dobra informacja dla firm. Jest jednak jedno "ale". By zaliczyć do kosztów 100 proc. wydatków nie można korzystać z samochodu do celów prywatnych (ani właściciel, ani pracownicy).

Jednocześnie ten fakt trzeba potwierdzić odpowiednią ewidencją - bez tego rozliczenie VAT się nie uda.

Już brak takiej ewidencji skutkuje założeniem, że samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów prywatnych podatnika. Wyjątkiem oczywiście są wyłączenia - w przypadku, gdy podatnik (na podstawie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług) nie zobowiązany do prowadzenia takiej ewidencji. Dla większości przedsiębiorców wyjątku jednak nie ma.

Zmianę najlepiej pokazać na przykładzie – choćby zakupu paliwa do samochodu osobowego. W ten sposób zmiany podatnikom tłumaczą eksperci Grant Thornton.

Kwota faktury (netto) za paliwo wynosi 250 zł, z kolei podatek VAT to 57,5 zł. Podatnik odlicza 50 proc. VAT, tj. 28,75 zł, ponieważ jest to samochód osobowy. Do końca 2018 roku w koszty podatkowe firma zaliczała 278,75 zł.

Od 1 stycznia 2019 roku do kosztów podatkowych zaliczy wyłącznie 209,06 zł. Jeżeli jednak samochód zostanie zgłoszony do Urzędu Skarbowego i będzie prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu jak dla celów VAT, to podatnik zaliczy do kosztów podatkowych pełne 250 zł.

O czym warto pamiętać? Limit wydatków zaliczanych do kosztów z tytułu używania samochodu osobowego w wysokości 75 proc. nie obejmuje opłaty z tytułu umowy leasingu oraz opłaty z tytułu najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze - o ile opłaty te zostały wyliczone tak, by obejmować już koszty eksploatacji samochodu osobowego.

Jak przypominają eksperci podatkowi Idea Banku, takie wyłączenie ma zastosowanie tylko do części opłaty skalkulowanej bez uwzględniania kosztów eksploatacji samochodu osobowego.

W efekcie zmiany w jednej ustawie dotyczą wyłącznie samochodów osobowych - zakupionych, przyjętych w leasing i wynajętych. Oprócz tego warto pamiętać, że od stycznia nastąpiło zwiększenie limitu kosztów amortyzacji podatkowej oraz ubezpieczenia do kwoty 150 tys. zł dla samochodów osobowych spalinowych. Z kolei dla samochodów elektrycznych limit kosztów amortyzacji to 225 tys. zł.

Eksperci podatkowi Grant Thornton są przekonani, że istotą zmiany jest nakłonienie przedsiębiorców do kupowania samochodów na własność i ograniczenie leasingowania drogich samochodów.

Chyba nie ma wątpliwości, że w gąszczu przepisów łatwo się pogubić. Najlepsze rozwiązanie? Odpowiedni system informatyczny. Ręczne prowadzenie kilometrówki to żmudne zajęcie. Na dodatek w dużej firmie normalna jest sytuacja, gdy część samochodów jest wykorzystywana prywatnie przez pracowników, a część nie. To komplikuje rozliczenia.

Na rynku są już systemy, które ułatwiają rozliczenia z urzędem skarbowym. Przykład? Dla firm dostępny jest na przykład Verizon Connect Reveal. System automatycznie gromadzi dane dotyczące przebiegu pojazdu na potrzeby wykonywanej działalności lub w ramach użytku prywatnego. Następnie tworzy raporty, dzięki którym rzetelne prowadzenie ewidencji dla celów VAT staje się proste.

Takie dane spełniają wymogi organów podatkowych w sprawie ewidencji przebiegu pojazdów dla celów VAT. To minimalizuje ryzyko popełnienia błędu w rozliczeniu podatkowym.

Co to daje? Kierowca w firmie może bez problemu przełączać się między trybem służbowym i prywatnym. Wystarczy do tego aplikacja na jego telefonie, a tworzone w firmie raporty już uwzględniają takie zmiany. Co najważniejsze, najlepsze rozwiązania na rynku są gotowe na zmiany w prawie podatkowym. Dobrze stworzony system pomoże ci spełnić wymogi organów podatkowych teraz i w przyszłości. I nie będzie konieczności wymiany oprogramowania, dopłaty lub szukania nowych rozwiązań.

Liczba przebytych kilometrów w trybie służbowym i prywatnym jest ciągle aktualizowana w raportach Verizon Connect Reveal.

Rozwiązania telematyczne - zbierające informacje o wykorzystaniu służbowej floty – to również szereg innych korzyści. Można na przykład sprawdzić, ile przejechali poszczególni kierowcy, nawet jeśli używają różnych pojazdów.

Partnerem treści jest Verizon