Motocykl i samochód z dotacji unijnej

Spróbujemy dokonać charakterystyki modelowych przykładów możliwości otrzymania dotacji na zakup pojazdu oraz zarysu problematyki realizacji projektu i wydatkowania pozyskanego dofinansowania. W kontekście wspomnianych pojazdów, mówić będziemy o dwóch głównych grupach przedsięwzięć, w ramach których mogłyby zostać zakupione:

• przedsięwzięciach o charakterze inwestycyjnym, kiedy motocykle, samochody i inne pojazdy są kupowane przez realizujących projekt na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej lub realizacji określonych zadań społecznych lub publicznych i na tym tle wciągane w rejestr środków trwałych danego podmiotu, bądź też użytkowane na zasadzie odpłatnego wynajmu;
• przedsięwzięcia o profilu badawczo-rozwojowym lub opracowania i wdrożenia nowych technologii, w ramach których np. następuje budowa prototypów pojazdów mechanicznych lub pojazd jest kupowany w formie gotowej z zewnątrz, stając się elementem instalacji doświadczalnej lub urządzeniem (aparaturą), niezbędnym do prowadzenia innych badań.

Przykład 1: Zakład Opieki Zdrowotnej chciałby otworzyć oddział ratunkowy i potrzebuje zakupić samochody dostawcze przystosowane odpowiednio do potrzeb ambulansu.

Przykład 2: Zakład Opieki Zdrowotnej chciałby dokonać nowej inwestycji w oddziale ratunkowym. Korzystając z nowych przepisów, pragnie udostępnić ambulans motocyklowy. Dzięki temu ratownik medyczny mógłby w szybkim tempie przemieszczać się jednośladem i dotrzeć na miejsce znacznie szybciej od karetki wielośladowej.

Przykład 3: Przedsiębiorca chciałby otworzyć lub rozbudować dotychczasową działalność o wypożyczalnię motocykli i motorowerów (albo samochodów lub innych pojazdów typu ciągniki, pojazdy wolnobieżne). Przychody zapewnią w tym przypadku odpłatny wynajem wspomnianych pojazdów.

Przykład 4: Przedsiębiorca chce otworzyć lub rozbudować działalność transportowo-spedycyjną i planuje zakup samochodów dostawczych i ciężarowych.

Przykład 5: Rolnik w ramach modernizacji swojego gospodarstwa rolnego zakupuje m.in. ciągnik rolniczy i kombajn wraz z dodatkowym osprzętem niezbędnym do prowadzenia prac siewnych itp.

Przykład 6: Policja w ramach unowocześnienia posiadanej infrastruktury zakupuje nowe radiowozy i motocykle dla potrzeb prowadzenia działań patrolowych i współpracy z jednostkami ratowniczymi.

Przykład 7: Szkoła nauki jazdy rozszerza działalność o szkolenie dla kierowców aut i motocyklistów w zakresie udoskonalenia umiejętności jazdy w trudnych warunkach, hamowania i panowania nad pojazdem, postępowania w sytuacjach awaryjnych. Każdy chętny na szkolenie będzie odbywał je na samochodzie lub motocyklu będącym do dyspozycji szkoły nauki jazdy.

Przykład 8: Przedsiębiorca działający w branży gastronomicznej rozbudowuje działalność o pizzerię realizującą również zamówienia na wynos. Planuje m.in. zakup skuterów dla pracowników zajmujących się rozwożeniem pizzy dla klientów.

Przykład 1: Producent ogumienia chce wytworzyć nowy rodzaj opon samochodowych i motocyklowych. W fazie końcowej prac rozwojowych konieczne jest przetestowanie ich na wybranych modelach samochodów i motocykli. Na felgach tych pojazdów zostaną zamontowane prototypowe opony, a realizujący projekt będzie testował je w różnych warunkach pogodowych i jezdnych.

Przykład 2: Przedsiębiorca chce wytworzyć nowy układ przeciwpoślizgowy (ABS), przeznaczony dla motocykli. W tym celu oprócz samego opracowania układu potrzebne jest zbudowanie instalacji doświadczalnej, w skład której wchodzić będę m.in. różne modele pojazdów jednośladowych, do których zamontowany zostanie prototypowy układ ABS do dalszych testów.

Przykład 3: Przedsiębiorca postawił sobie ambitne zadanie opracowania od podstaw i wdrożenia do produkcji samochodu osobowego lub motocykla. Do jego zbudowania potrzebuje zakupić szereg materiałów i podzespołów, wykonać instalacje doświadczalne dla testów, zbudować prototypy itd.

Przykłady można jeszcze mnożyć. Warto dodać, że w zależności od programu czy działania pomocowego, a nawet poszczególnych naborów wniosków, kryteria wyboru projektów mogą się różnić i nie każde przedsięwzięcie może mieć znaczące szanse na otrzymanie dofinansowania.

Bywa też, że dane działalności są wyłączone lub znacząco ograniczone (np. transport osób i rzeczy).

Niestety, jest to temat rzeka, którego nie ma możliwości ogarnąć w jednym artykule. Dlatego każdy pomysł warto skonsultować z pracownikami poszczególnych instytucji odpowiedzialnych za prowadzenie naborów wniosków o dofinansowanie (np. Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, Urzędy Marszałkowskie, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, ministerstwa itp.). Są też dedykowane strony internetowe poświęcone poszczególnym programom pomocowym (np.Inteligentny Rozwój).

Dotacja może wynosić od 85 do 100 proc. wartości kosztów (tzw. kwalifikowanych) w przypadku projektów, gdzie nie występuje pomoc publiczna (np. dla jednostek sektora publicznego typu policja), natomiast w przypadku projektów z pomocą publiczną próg pomocy ustalany jest – w zależności od odrębnych przepisów i regulaminu naboru – zgodnie z zasadami tzw. regionalnej pomocy inwestycyjnej (każdy region w Polsce ma odrębne stawki), bądź bez zróżnicowania stawek np. w ramach tzw. pomocy de minimis.

Nieco inaczej sytuacja przedstawia się w przypadku wspomnianych wyżej przedsięwzięć badawczo-rozwojowych, bo tam ustawodawca rozróżnił dla przedsiębiorców zakres progów dotacji w zależności od tego, czy mamy do czynienia z badaniami przemysłowymi czy pracami rozwojowymi. Dla badań przemysłowych jest to 70 proc. dla mikro i małych przedsiębiorstw, 60 proc. dla średnich firm oraz 50 proc. dla firm nie posiadających statusu małego i średniego przedsiębiorstwa (MŚP), potocznie zwanych dużymi firmami.

Dla prac rozwojowych stawki wynoszą odpowiednio 45 proc., 35 proc. i 25 proc. Zarówno w działaniach badawczych jak i rozwojowych można otrzymać dodatkową premię 15 proc. w przypadku szerokiego rozpowszechniania wyników badań. Zarazem górny próg dofinansowania B+R nie może w takim przypadku być wyższy niż 80 proc. Dylematów takich nie będą miały podmioty mające status jednostki naukowo-badawczej, gdyż dla nich w obu przypadkach dofinansowanie wyniesie 100 proc.

Rozróżniamy dwa rodzaje form dofinansowania: płatność refundacyjna i płatność zaliczkowa. Pierwsza forma polega na tym, że najpierw wydajemy całość lub część (jeśli to leasing) sumy, nabywając lub przyjmując do odpłatnego korzystania dany środek trwały, a następnie występujemy do właściwej instytucji o wypłatę dotacji.

Przykład: zakupiliśmy moto-ambulans z wyposażeniem za 60 tys. zł, a jesteśmy firmą sektora MŚP, które może otrzymać – dajmy na to – maksymalnie 50 proc. zwrotu kwoty zakupu. Od strony formalnej najczęściej wiąże się to ze złożeniem wniosku o płatność wraz ze stosownymi dokumentami (np. faktury zakupu, potwierdzenia płatności i dokumentację postępowania ofertowego) do właściwej instytucji. Instytucja ta rozpatruje nasz wniosek, ewentualnie wzywa do uzupełnienia braków formalnych lub/i złożenia stosownych wyjaśnień, jeśli powstały jakieś wątpliwości, a po dostarczeniu kompletu dokumentów i wyjaśnień zatwierdza nasz wniosek o płatność i przekazuje (bezpośrednio lub za pośrednictwem np. Banku Gospodarstwa Krajowego) transzę refundacyjną 30 tys. zł na rachunek bankowy wskazany w umowie o dofinansowanie.

Druga forma to płatność zaliczkowa, która jest teoretycznie korzystniejsza, gdyż możemy otrzymać proporcjonalną transzę dofinansowania odpowiednio wcześniej, przeznaczając ją w całości lub w części na zakup, a następnie wystąpić z wnioskiem rozliczającym zaliczkę. Dotacja w formie zaliczki jest jednak obwarowana wieloma obostrzeniami, zwłaszcza w przypadku funduszy UE. Co to oznacza? Przede wszystkim należy mieć wyodrębniony rachunek bankowy dla potrzeb transzy dofinansowania zaliczkowego, a wszelkie odsetki od środków pieniężnych znajdujących się na tym koncie (środków dotacyjnych) podlegają zwrotowi na konto właściwej instytucji.

Ponadto dotacji w formie zaliczki nie możemy przeznaczyć na przedpłaty czy płatności wstępne tytułem tzw. faktur zaliczkowych – musi ona dotyczyć wyłącznie faktur końcowych. Jeżeli nie mamy 100 proc. dofinansowania, nie powinniśmy również płacić całej kwoty za nasz pojazd. Co to oznacza w praktyce?

Przykład: w projekcie założyliśmy zakup 4 samochodów specjalistycznych, każdy o wartości 80 tys. zł, co daje razem kwotę 320 tys. zł. W ramach pierwszej płatności otrzymaliśmy 80 tys. zł. Dostawca samochodów zdążył przygotować na razie tylko jeden pojazd o wartości 80 tys. zł. Przedsiębiorca pragnący ułatwić sobie życie pomyśli: mam 80 tys. zł na koncie zaliczkowym, to starczy mi na pokrycie zakupu 1 szt. samochodu. Nie musi angażować środków własnych. Płaci od razu, dostaje fakturę, idzie rozliczyć zaliczkę i wystąpić o następną.

Czy prawidłowo? Niestety, nie. Wspomniany przedsiębiorca nie otrzymał dofinansowania 100 proc, bo to pomoc publiczna. W przypadku jego projektu górny próg wynosi dla niego np. 50 proc., co oznacza, że z konta zaliczkowego może wypłacić maks. 40 tys. zł na pojedynczy samochód. Jeżeli całość zapłaci z dotacji zaliczkowej, zostanie wezwany przez instytucję do zwrotu na konto zaliczkowe równowartości wkładu własnego czyli pozostałych 50 proc. wartości samochodu.

Mało tego, ponieważ beneficjent był w przypadku tego zakupu uprawniony do pobrania 40 tys. zł a nie 80 tys. zł z konta zaliczkowego, będzie musiał oprócz wartości wspomnianego wkładu również zapłacić odsetki jak od zaległości podatkowych za okres od dnia pobrania nienależnej kwoty z konta zaliczkowego do momentu jej zwrotu.

Beneficjent mógłby jednak kombinować dalej: to najpierw zapłacę 40 tys. zł w ramach płatności zaliczkowej, a jak tylko bank przyzna mi kredyt, to przeleję pozostałe 40 tys. Niestety, to też będzie błąd, gdyż jak wspomnieliśmy – dotacją zaliczkową nie można regulować przedpłat. Tak czy inaczej musiałby więc zwrócić te 40 tys. zł na rachunek bankowy dotacji zaliczkowej wraz z należnymi odsetkami, jak w poprzednim przypadku.

W takim układzie jak powinien wyglądać prawidłowy zakup? W ten sposób, że beneficjent musiałby najpierw uregulować wkład własny (w ramach przedpłaty zapłacić 40 tys. zł ze swoich środków lub z kredytu czy pożyczki) i na tą część może być wystawiona faktura zaliczkowa, a dopiero potem przelać równowartość dofinansowania 50 proc. (czyli pozostałe 40 tys zł) z rachunku „zaliczkowego”.

Wówczas będzie mogła zostać wystawiona faktura końcowa, a przedsiębiorca będzie mógł przedstawić instytucji potwierdzenie obu prawidłowo dokonanych przelewów za pojazd. Niestety, wielu nie ma świadomości tych utrudnień. Przy takich „obwarowaniach” dotacja zaliczkowa nie wydaje się być dla wielu tak atrakcyjna.

Na pocieszenie można dodać, że wspomniane obostrzenia dotyczą przede wszystkim funduszy strukturalnych UE. Ale w przypadku programów i grantów krajowych, gdzie nie mamy do czynienia z dotacją unijną lecz krajową (np. Innotech, programy grantowe), istnieje większa swoboda wydatkowania dotacji zaliczkowej – może pokrywać z niej przedpłaty, można też najpierw uregulować całość z konta zaliczkowego, a następnie wyrównać je później o wartość wkładu własnego. Niestety, jest to mniejszość. Aktualnie, zwłaszcza dla firm, wybór ogranicza się głównie do funduszy europejskich.

W przypadku przedsięwzięć inwestycyjnych, zakupiony pojazd staje się środkiem trwałym, również w ramach leasingu finansowego (w tym ostatnim przypadku należy jednak zwrócić uwagę na to, aby okres leasingu mieścił się w czasie realizacji projektu). Alternatywą dla tej opcji będzie leasing operacyjny, gdzie zakupiony sprzęt nie jest wprowadzany do rejestru ŚT, chyba że po upływie okresu leasingowania, jeśli uwzględnimy opcję wykupu.

Jednak sposób wypłaty dofinansowania dla leasingu (finansowego czy operacyjnego) będzie odmienny od zwykłej formy nabycia pojazdu ze środków własnych lub np. z kredytu czy pożyczki.

Kupując motocykl, samochód, ciągnik (bez względu na to, czy to nasze środki czy kredyt bankowy) w projekcie inwestycyjnym, otrzymujemy dotację proporcjonalną do kwoty widniejącej na dokumencie zakupu (fakturze itp.), natomiast decydując się na leasing, płatność dotacyjna naliczana jest oddzielnie dla każdej raty leasingowej, stąd istotny jest czas trwania projektu, aby zmieścił się w nim wspomniany okres leasingowania. W tym ostatnim przypadku wsparcie obejmuje jedynie część kapitałową, nie zaś odsetki czy pozostałe koszty.

Odmiennie wygląda to w przypadku projektów badawczo-rozwojowych. Tam również możemy mieć do czynienia z pojazdem jako środkiem trwałym, z tym że dofinansowanie nie jest naliczane od pełnej kwoty jego zakupu jak w przedsięwzięciach inwestycyjnych, lecz od miesięcznej stawki amortyzacji, oddzielnie, przez okres używania pojazdu dla potrzeb prowadzenia badań przemysłowych / prac rozwojowych w projekcie (chyba że jego wartość nie przekracza 3,5 tys. – wówczas może być wliczony jednorazowo w koszty).

Zakupiony motocykl czy samochód może również stać się kosztem operacyjnym – materiałem do budowy instalacji doświadczalnej (jak we wspomnianym projekcie ABS). Wówczas sprzęt nie jest wciągany na rejestr środków trwałych, natomiast tworzona w ramach przedsięwzięcia instalacja doświadczalna do testowania układów przeciwpoślizgowych w motocyklach z punktu widzenia księgowego będzie środkiem trwałym w budowie.

Zakupione jednoślady będą zatem materiałami do budowy środka trwałego. Gdy instalacja doświadczalna zostanie skompletowana środek trwały w budowie zmienia swój status księgowy, a instalacja staje się środkiem trwałym jako całość. W praktyce nie jest to częsta sytuacja, żeby motocykle i samochody były traktowane jako materiały (i bardziej powszechne jest użycie ich jako aparatury – środka trwałego użytkowanego czasowo w projekcie), jest to jednak teoretycznie możliwe.

W kontekście polityki rachunkowości nie można zapomnieć o kwestii prowadzenia wyodrębnionej księgowości dla potrzeb projektu. W przypadku pełnej rachunkowości wiąże się to ze stworzeniem zespołu kont analitycznych (np. środki trwałe), a przy księgowości uproszczonej – dodatkowym zestawieniem środków trwałych.

Oprócz strony finansowo-księgowej projektu, należy pamiętać o zasadach dokonywania zakupów. Otrzymując do dyspozycji publiczne pieniądze, musimy wykazać, że kupujemy rozsądnie, wybierając najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę. Jeżeli beneficjentem dotacji jest podmiot, który spełnia kryteria kwalifikujące go do stosowania zamówień publicznych (przetargi itp.), każdy zakup powinien być dokonany zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. Najczęściej dotyczy to jednostek sektora finansów publicznych oraz niektórych przedsiębiorstw innych niż MŚP.

Jeżeli nie spełniamy kryteriów, które obligują nas do ogłaszania przetargów publicznych, i tak musimy stosować określone procedury zakupowe, zgodnie z wytycznymi właściwych instytucji, które monitorują proces rozliczenia dotacji dla naszego projektu. Najczęściej są to postępowania ofertowe obejmujące wysyłkę zapytania ofertowego wraz ze specyfikacją i kryteriami wyboru do co najmniej trzech oferentów, połączone dodatkowo z publikacją dokumentacji w tzw. Bazie Konkurencyjności.

Wyboru dokonujemy na podstawie otrzymanych ofert, sporządzając odpowiedni dokument uzasadniający naszą decyzję. W przypadku kwot poniżej określonego progu (np. mniej niż 50 tys. zł, ale więcej niż 20 tys. zł) można zrezygnować z obowiązku publikacji w Bazie Konkurencyjności. Poniżej 20 tys. zł możemy stosować uproszczone procedury zakupowe, np. zwykłe zapytanie mailowe do min. trzech oferentów i oferta w formie zwykłego maila lub PrintScreenu np. aukcji internetowej lub oferty sklepu internetowego. W niektórych przypadkach możliwe jest też dokonywanie zakupów z wolnej ręki bez rozeznania rynku – ale to dotyczy przeważnie tylko małych kwot i takie postępowanie powinny być konsultowane wcześniej z właściwą instytucją.

Bez względu na to, czy organizujemy zakupy w formie przetargu publicznego czy stosujemy zwykłe postępowania ofertowe (pełne i uproszczone), powinniśmy dość jednoznacznie określić kryteria wyboru interesującego nas pojazdu. Nie mogą być to tendencyjne wytyczne w rodzaju konieczności opływowej klamki drzwi czy chromowanego wydechu, kiedy np. pojazd ma służyć jako ambulans.

Warto dodać, że nieprawidłowości w procesie zakupowym, a nawet brak ofert to jedne z najczęściej popełnianych błędów przez beneficjentów. Próby naprawiania braków metodą tworzenia wstecz kreatywnej dokumentacji (np. załatwianiem ofert alternatywnych po zakupie, uzgadnianiem ceny z potencjalnymi oferentami, aby wybrana propozycja była najkorzystniejsza), to są praktyki, które zahaczają często o kodeks karny.

Jak zatem widzimy, możemy nabyć wymarzony motocykl, samochód czy ciągnik rolniczy lub inny pojazd przy wsparciu publicznych pieniędzy, ale coś za coś. Po pierwsze, wolno nam wykorzystać go tylko w działalności prowadzącej do realizacji określonych celów społeczno-ekonomicznych (zbieżnych z celami danego programu, osi priorytetowej i działania / poddziałania pomocowego). Po drugie, musimy przestrzegać procedur związanych m.in. z dokonywaniem zakupów, wydatkowaniem środków pieniężnych i właściwym księgowaniem.

*- Multimedia stanowiące część niniejszego artykułu zostały zamieszczone na zasadach prawa cytatu, zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych w celu lepszego wyjaśnienia (zobrazowania) zagadnienia omawianego w tekście;

• Obrazki pochodzą ze strony: www.pixabay.com*