Jak skutecznie zarządzać flotą samochodową w firmie?

Wiele przedsiębiorstw potrzebuje odpowiedniej floty samochodów osobowych czy ciężarowych, by móc skutecznie działać. Aby jednak cieszyć się pojazdami, które realnie wspierają działania firmy i na siebie zarabiają, konieczny jest odpowiedni wybór modeli.

Nie ma jednej uniwersalnej recepty. Wszystko zależy od rodzaju pokonywanych tras, stylu jazdy, jaki one wymuszają oraz pokonywanych dziennie odległości. Dla przykładu w mieście bardzo dobrze odnajdzie się flota oparta na samochodach elektrycznych i hybrydowych, a w cyklu mieszanym preferowanym wyborem są zarówno hybrydy, jak i jednostki benzynowe. W trasach zaś sporą oszczędność i efektywność nadal oferują silniki diesla.

Jeśli więc chcesz zająć się tematem optymalizacji kosztów w pojazdach firmowych, jednostka napędowa ma niebagatelne znaczenie. Pracownicy pokonujący setki kilometrów dziennie będą używali auta zupełnie inaczej niż osoby, które swoje zadania wykonują w zatłoczonych miastach. Wybór właściwego napędu to zwiększenie ich wygody i satysfakcji z jazdy, a także zmniejszenie kosztów operacyjnych całej floty.

Menedżer floty ma ręce pełne roboty pod kątem analizowania i optymalizowania całego systemu oraz pracy kierowców. Proces ten można podzielić na kilka segmentów. Tylko kompleksowe podejście do wszystkich aspektów może przynieść realne korzyści biznesowe.

Podstawą zarządzania jest oczywiście zbieranie danych. Sposobów może być wiele:

• karty paliwowe E100 lub innych operatorów, dzięki którym możliwy jest wgląd w transakcje na stacjach i rozliczane płatności;
• rozwiązania z zakresu telematyki jak systemy GPS, akcelerometry i czujniki zbierające dane z szyny CAN;
• ewidencja przebiegu, która uzupełni raport i będzie stanowić potwierdzenie zgodności danych z monitoringu.

Skuteczne zarządzanie pojazdami w firmie nie kończy się jednak na monitorowaniu zużycia paliwa. Bardzo ważne w przypadku służbowych aut jest optymalizacja całkowitego kosztu posiadania auta, co jest istotne w przypadku wynajmu długoterminowego czy leasingu. Wliczają się do tego nie tylko raty czy miesięczne opłaty, ale i ewentualne naprawy czy ubezpieczenia. Istotne jest też planowanie serwisów, wymian wynikających z eksploatacji, a także szybkie reagowanie na usterki zgłaszane przez kierowców i rozwijające się problemy ze stanem technicznym pojazdów.

Monitoring floty oraz zarządzanie nią, co widać na powyższych przykładach, wymaga zwrócenia uwagi na wiele czynników. Obniżenie kosztów możliwe będzie tylko wtedy, jeśli równie poważnie potraktuje się wszystkie pojawiające się po drodze koszty – związane z wizytami na stacji paliw, utrzymaniem pojazdów, opłatami w trasach, finansowaniem pojazdów oraz wdrażaniem nowych technologii i systemów zarządzania flotą. Dzięki temu wydajność realnie wzrośnie, a przy okazji zostaną stworzone solidne podstawy do dalszego rozwoju całego przedsiębiorstwa. Z jakich środków można jednak korzystać, by dążyć do optymalizacji wszelkich działań firmowych w zakresie pojazdów służbowych?

Aby poprawić zdolności operacyjne floty, trzeba posiadać dane, które można następnie analizować. Systemy do lokalizacji, karty paliwowe oraz czujniki to wspominane już wyżej rozwiązania, które są stosunkowo proste do wdrożenia. Dane telematyczne mogą pomóc w ocenie skuteczności wprowadzonych do tej pory zmian, a także sprawdzeniu ekonomiczności danych pojazdów czy kierowców.

Zebrane dane umożliwiają analizowanie samych tras, po jakich poruszają się kierowcy. Czasami bezpłatna droga krajowa czy lokalna wcale nie będzie lepsza pod kątem ekonomicznych od płatnych odcinków tras szybkiego ruchu, na przykład ze względu na przebijanie się przez miasta czy częste przyspieszanie i zwalnianie na ograniczeniach prędkości. Efektywność danej trasy może również różnić się w zależności od dnia – w tym miejscu mogą przydać się nowoczesne systemy zarządzania i informowania, które pomogą w planowaniu dróg w czasie rzeczywistym.

Jeśli po analizie informacji okaże się, że słabym ogniwem systemu zarządzania flotą pojazdów jest czynnik ludzki, możesz rozważyć wykonanie szkolenia z zakresu eco-drivingu. Twoi pracownicy podczas takich warsztatów dowiedzą się, w jaki sposób ograniczyć zużycie paliwa bez utraty efektywności. Mowa tu o spokojniejszym ruszaniu, utrzymywaniu silnika w odpowiednim przedziale obrotów czy ostrożnym traktowaniu jednostki zaraz po jej uruchomieniu. Eco-driving wpływa też na mniejszą awaryjność samochodów, co przynosi jeszcze większe korzyści finansowe w dalszej perspektywie.

Nawet w stosunkowo niewielkiej flocie liczącej kilka samochodów zapanowanie nad terminami wizyt w warsztatach może nie być proste. To właśnie dlatego stworzenie rozpiski nadchodzących serwisów lub ewidencja wymienianych podzespołów może znacznie usprawnić zarządzanie flotą pojazdów. Można robić to samodzielnie lub z pomocą systemów FMS. W obu przypadkach będziesz mógł mieć rękę na pulsie i kierować pojazdy na przeglądy wtedy, gdy rzeczywiście jest to wymagane. O wiele trudniej będzie przegapić moment, w którym wizyta powinna się odbyć.

Skuteczne zarządzanie flotą pojazdów wymaga również troski o komfort, wiedzę i bezpieczeństwo samych kierowców. Dzięki temu zwiększy się ich satysfakcja, co oczywiście wpływa na renomę firmy, a także na mniejszą liczbę wypadków, co również zmniejsza wydatki w ujęciu długoterminowym. Jak można o to zadbać? Na przykład inwestując w pojazdy z rozbudowanym systemem asystentów bezpieczeństwa czy przeprowadzając szkolenia z zakresu bezpiecznej jazdy.