Optymalizacja kosztów w firmie jest jak… dieta. Nie oznacza tylko oszczędności

Nie ma firmy, która nie kupuje towarów lub usług. Nie ma też firmy, która nie produkuje, przetwarza lub oferuje. Bo to w końcu esencja biznesu. Koszty zakupu materiałów, wydatki na usługi telekomunikacyjne lub outsourcing - godzimy się z ich z wysokością, bo to koszt prowadzenia biznesu. Bardzo często wydaje się, że to najniższa cena jaką mogliśmy zapłacić.

Słowo klucz to "wydaje się". Gdy biznes rozwija się bez zakłóceń, w większości firm nikt nie pamięta o kosztach. Dopiero gdy koniunktura się popsuje, konieczne może być szukanie oszczędności.

Stąd tak ważna przy prowadzenia biznesu jest regularna optymalizacja i kosztów. Tym bardziej, że dziś nie wymaga to ślęczenia nad kalkulatorem. Przykład?

Do śledzenia floty samochodów - istniejącej w praktycznie każdym przedsiębiorstwie - nie są dziś potrzebni spedytorzy. Wystarczy dobry program, by poprawić czas dojazdu do klienta, czas dostawy, zmniejszyć liczbę przejechanych kilometrów i obniżyć koszt paliwa oraz dotrzeć do nowych kontrahentów.

Jak zaznaczają twórcy raportu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości pt. "Usługa optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej dla małych i średnich przedsiębiorstw", optymalizacja nie jest jedynie szukaniem oszczędności.

Autorzy raportu - dr Korneliusz Pylak oraz dr Tomasz Klimczak - wskazują, że istotą tego procesu jest zmiana modelu biznesowego, czyli sposobu w jaki firma funkcjonuje. Jakie ma to znaczenie?

Jak przekonują naukowcy o optymalizacji powinno myśleć się jak o… diecie. "Często pomaga jedynie podczas jej stosowania, ale dopiero zmiana trybu życia przynosi realne i długotrwałe korzyści".

I dlatego pod hasłem optymalizacji kryje się przede wszystkim poprawa efektywności procesów, lepsze zarządzanie ryzykiem, korzystanie z nowych kanałów dystrybucji produktów lub obsługi klientów. To również możliwość wycofania się z nierentownych pomysłów i wdrażanie nowoczesnych rozwiązań do przedsiębiorstwa.

Jak wskazują analitycy firmy doradczej Grant Thornton, największy potencjał do optymalizacji kosztów mają takie działy jak marketing, IT, usługi administracyjne oraz logistyka.

Z doświadczeń firmy wynika, że poprawną optymalizację w tych działach mogą przejść przedsiębiorcy, których roczne koszty wynoszą od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych rocznie.

O ile nie każdy przedsiębiorca stawia na rozbudowany marketing, to już zdecydowana większość firm musi brać pod uwagę logistykę. Niejedna firma zmuszona była wycofać się ze swych planów, bo nie była w stanie zapanować nad flotą firmowych pojazdów.

Wymaga to bowiem nie tylko współpracy z kierowcami. Nawet przy kilkunastu samochodach w firmie wyznaczanie optymalnych tras przejazdu, czy kontrola samych aut – ich stanu technicznego, spalania, może oznaczać oszczędności idące w tysiące złotych złotych.

Wszystko to ułatwiają w pełni zautomatyzowane systemy flotowe.

Ich zaletą jest również to, że pozwalają lepiej zaplanować i tym samym szybciej dostarczyć np. towary do kontrahentów lub odpowiedzieć na zgłoszenie serwisowe. Gdy dostarczasz szybciej, jesteś w stanie robić to wydajniej i np. sprzedawać więcej.

W Polsce liderem w tej branży jest rozwiązanie Verizon Connect Reval. - usługa chmurowa do zarządzania flotą oraz pracownikami mobilnymi.

To systemy, które pomagają kierowcom prowadzić pojazdy w sposób bardziej bezpieczny i efektywny.

Dzięki mapom i historii trasy można z poziomu usługi oferowanej przez Verizon Connect sprawdzić natomiast aktualny status floty (prędkość, kierunek i aktualną lokalizację pojazdów).

Także prowadzenie ewidencji kilometrówki jest o wiele łatwiejsze jeśli odbywa się automatycznie i nie wymaga angażowania kierowcy.

To wszystko pozwala skutecznie kontrolować co dzieje się ze służbowymi pojazdami i usprawniać obsługę klienta.

W razie awarii firmy serwisowe mogą natomiast błyskawicznie zlokalizować pojazd i wysłać na miejsce pomoc. Z kolei firmy kurierskie są w stanie na bieżąco kierować pracą kurierów, co jest szczególnie ważne w przypadku stałych i kluczowych odbiorców.

Skuteczną ochronę wartych setki tysięcy złotych samochodów zapewnia natomiast wspomniany monitoring GPS.

Jak wynika z danych KPMG, niewiele ponad połowa planowanych optymalizacji się udaje.

Jednym z problemów optymalizacji jest albo brak danych, albo niewiarygodne dane, na których opiera się kierownictwo firmy. Problemem jest oczywiście również niewykorzystywanie danych w ogóle.

I właśnie dlatego w optymalizacji pomagają automatyczne systemy informatyczne.

Brak danych podczas analizy potencjalnych obszarów do optymalizacji może być fatalny w skutkach. Cięcie kosztów "na oko" to proszenie się o błędy. Takie działanie może osłabić funkcjonowanie tych obszarów, które choć wydają się drogie, to funkcjonują dobrze lub są kluczowe dla całego przedsiębiorstwa.

Partnerem treści jest Verizon Connect